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Implementação e Gestão

Quando estamos elaborando uma ação que busca soluções, a primeira etapa a ser feita é a determinação de qual é o objetivo com o processo. É fundamental entender o que se busca resolver. Observando desta forma, parece simples e óbvio o procedimento, contudo, a questão é que na maioria da vez as soluções estão sustentado em solucionar efeitos e não as causas.

A partir do momento que são estabelecidas ações nos efeitos, os resultados serão diminuídos automaticamente, além de que a solução não tem a efetividade esperada, ou seja, pode-se até conseguir melhorias momentâneas, entretanto, cria-se um ciclo vicioso de melhoria e problema; efeito chicote.

 

Definia o problema

Afinal, qual é a origem ou porque existe a não conformidade. O fator que precisa ser solucionado é originário de habilidades técnicas, conhecimentos, comportamentos, falta da clareza sobre as atividades ou foco para tomada de decisões? Mapear estás condições, permitem entender o que ou quais são os fatos que impulsionam as divergências. Sem esta elucidação dos fatos, estaremos executando ações imediatista e reativas de melhoria, podendo assim, dizer que as soluções seriam a mesma coisa de que chover no molhado, sem efetividade concreta que permita conseguir resultados efetivos e continuados.

 

Investigar a verdadeira causa do problema

A partir do instante que entendo a origem se faz necessário buscar a causa raiz. Origem é uma coisa, o motivo da geração do fato é outra. Esta condição advém de qual raiz gera as divergências, ou seja: pessoal, perfil comportamental, equipe, família, processos organizacionais, fluxos, entre outros. Sem o entendimento das razões da não conformidade, toda as ação podem ser consideradas como paliativa na busca da perenidade dos resultados.

 

Quais os critérios de solução e porque é importante a solução

Quando esse problema não existir mais, o que acontecerá? Quais as conquistas que acontecerão e que benefícios existirá efetivamente com a solução. Muitas vezes tomamos demasiado esforço e tempo em projetos que não são efetivamente rentáveis. “Lei de Pareto”. Muito demanda de tempo e esforço para resultados medíocres.

Outra questão a ser analisada é a importância da ação. Este problema existente é uma fato dependente ou independente? Caso resolva determinada situação, a melhoria impactará em quais fatores. Esta avaliação é fundamental para otimização e ganhos de tempo e recursos, avaliando gravidade, urgência e tendência, além da existência da possível dependência entre os problemas.

Lembre-se que ao intervir em determinado problema, apropriando-se do conceito sistêmico, efetivamente haverá alterações em todos os ciclos envolvidos, positivamente ou não. O que quer dizer a afirmação! Quando um problema for solucionado, pode ocorre que determinado fatos bons que ele gerava, podem deixar de existir. Parece contraditória tal afirmação, mas nem sempre o problema gera somente perdas, algumas vezes podem trazer situações produtivas. O que de bom deixará de acontecer, quando ocorre a nova leitura?

Como minimizar as perdas e quanto tempo é viável para solucionar o problema precisam estar equacionados em qualquer projeto de melhorias. Algumas vezes as organizações não avaliam as consequências que existiram sobre determinados eventos de forma transversal, apenas longitudinal. Observe a seguinte situações: é necessário aumentar efetivamente o volume de vendas e faturamento da empresa. Este é o projeto, contudo, as consequências emocionais, sociais e produtivas, muitas vezes não estão equacionadas no planejamento. Podemos através de tal ação criar impactos na saúde emocional, além de que, determinados fornecedores e clientes podem sentir-se pressionados através das ações selling, ferindo a qualidade do relacionamento institucional da empresa com o mercado.

Por este motivo, lembre-se: que nem sempre todo problema gera apenas degaste, podem e trazem sim parâmetros que ajudam ao desenvolvimento empresarial.

 

Quais soluções possíveis podemos descrever para solucionar o problema

A partir do instante que estão devidamente parametrizadas as etapas anteriores, inicia-se a avaliação das ferramentas e processos necessários, com o intuito de melhorar os processos. Neste momento a tecnicidade deve ser devidamente implementada, contudo, nunca podemos esquecer da cultura organizacional. Cada ferramenta, processo e ação, precisa levar em conta a ecologia social da organização e seus atributos históricos de gestão. Sim, todos podem mudar, entretanto para que isto ocorra, se faz necessários existir procedimentos e mapeamentos das etapas e impactos das mudanças. É imprescindível este estudo, pois, o rechaçamento por parte dos profissionais com relação as mudanças é algo totalmente comum. “MUDANÇAS causam DOR”. Nuca esqueça disto!

 

Quais as melhores soluções?

Com as avaliações das possibilidades, estabelecer a relação das técnicas e ferramentas mais adequadas para intervenção no processo é fundamental. Não existe uma receita de bolo, cada empresa, tem problemas que podem ser originários de diversos fatores, além da cultura organizacional que deve ser avaliada impreterivelmente, com o intuito, de construir as melhores operação sustentadas aos conceitos estruturantes de valores e crenças das administrações. A Anamnese Empresarial é sem dúvida uma ferramenta de alta valia, para estabelecer um norte aos processos e soluções a serem estabelecidos.

 

Quais os principais obstáculos que iremos encontrar para implementar as propostas

Em qualquer planejamento as reuniões de alinhamentos, indicadores e a retroalimentação é fundamental para auxiliar os executivos a terem sobre controle as atividades organizacionais. O estabelecimento da Gestão de Projetos, é a base para que exista o acompanhamento e as ações corretivas, preventivas e até reativas sobre eventos de não conformidades. Não há como prever tudo, entretanto, a proximidade dos desvios e a ação de melhoria é que será o diferencial ente o sucesso e a justificativa da não validação do “Previsto X Realizado”.

 

Como negociar os obstáculos e criar um plano de ação

A primeira questão a ser abordada sempre em um projeto é o entendimento da importância da ação. O comprometimento e uniformidade dos envolvidos sobre as informações e empenho de todos, necessitam estarem alinhados. Com os parâmetros estabelecidos entre fatos e procedimentos sustentados com maturidade, respeito e busca de soluções objetivando benefícios para todos, podemos afirmar que os processos tem grande probabilidade de serem efetivados. Problemas existem, agora entender e assumir  as divergências de forma construtiva é o divisor de água, entre gestão transformacional e gestão tradicional. Obter uma gestão comprometida no desenvolvimento das soluções e melhoria dos recursos faz a diferença entre liderança e chefia. A busca de culpados e responsabilizar pessoas sobre indicadores não realizados, é o fator de maior impacto para a desagregação das equipes e dificuldades para ter um bom clima organizacional. As dificuldades relacionais entre os colaboradores existem, sendo algo natural entre os seres humanos, contudo, o respeito e a reciprocidade do conviver precisa ser o guia nas relações empresariais. Conseguir gerenciar o modelo relacional baseado no “Eu Aberto”, faz a diferença entre comprometimento e aceitação.

Com esta maturidade organizacional existente, os envolvidos entendem suas responsabilidades, promovendo o engajamento para a execução das melhorias na busca de soluções e não de culpados.  Transferir situações de não conformidades, é o oposto da liderança assertiva, criando dificuldades entre os funcionários.

 

Acompanhamento e implementação das mudanças

As reuniões de alinhamentos entre os gestores das atividades e  gestor de projetos precisam existir necessariamente para buscar manter os processos em conformidades, sendo assim, para que as mudanças ocorram, validar os impactos favoráveis e opressores ocorridos dos processos precisam ser acompanhados efetivamente. Sem esta sinergia da gestão, todo e qualquer desvio gera rupturas e celeumas significativas nas estruturas relacionais.

 

Monitorar e revisar o progresso do plano

Cronograma, atividades, responsáveis, indicadores e responsabilidades, formam as bases para construção das melhorias. Sem fatos materializados, qualquer situação fica sem sustentação perante as organizações. Sentimentos também podem ser medidos e devem ser acompanhados, visando entender como foram impactados os comportamentos com relação as ações propostas. Sempre a avaliação quantitativa e qualitativa precisam ser estabelecidas para que possa ser medida todas as variáveis existentes nos projetos.

 

Mensurar os resultados

Sem fatos qualquer ação é insustentável. Com a mensuração dos dados, podemos tabular e saber os impactos existentes. Outra questão, são as informações precisas e temporais. Não existindo estas condições, os alicerces para edificação dos projetos em termos de medidas e impactos ficam fragilizados. Lembrar também que os fatores mapeados serão utilizados como as coordenadas para os demais projetos vindouros, pois, o práxis sem dúvida é um fator fundamental para implementação das competências.

 

 

Prof. Laertes Wille

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